Als Dialoog begeleider heb je de rol om een veilige situatie voor iedereen te scheppen en ervoor te zorgen dat iedereen zich uit kan spreken. Soms ontstaan “spannende situaties”; dialoog principes worden niet meer nageleefd, er is geen gelijkwaardigheid meer of de balans is uit het gesprek.
In deze module geven we aan wat je als dialoog begeleider kan doen om de balans te herstellen om de Waarderende Dialoog goed te faciliteren.
Een deelnemer die … die door blijft praten
… die in zijn/haar gelijk blijft zitten
… die een mening over het thema geeft
… die afdwaalt van de vraag of het onderwerp
… die niet meer luistert
… die anderen niet uit laat praten
… die tips of advies geeft aan anderen
… die verlegen is
… die zich “afwezig” opstelt
… die emotioneel wordt
Wat doe je als je in tijdnood komt. Wat doe je als jij zelf of een deelnemer aangevallen wordt? Hieronder staan een paar situaties die je verder kunnen helpen.
Situatie: Als dialoog begeleider zie je dat deelnemers emotioneel worden, niet meer naar elkaar luisteren, of helemaal achterover zitten en passief zijn. Er is duidelijk iets aan de hand waardoor het gesprek niet goed loopt.
Dialoog begeleider: “Ik zie dat sommige mensen emotioneel worden en anderen zich juist terugtrekken. Ik merk dat daardoor de dialoog stagneert en dat mensen moeite hebben om naar elkaar te luisteren. (observatie). De bedoeling is dat we iedereen aan het woord laten om een positieve ervaring te vertellen over … en dat we naar iedereen luisteren, met respect voor de verschillen (dialoog principes) en dat we dat samen gaan onderzoeken,,, ( bedoeling Waarderende Dialoog en common ground). Het is begrijpelijk wanneer uitspraken van iemand je raken en dat sommigen emotioneel worden of zich juist terug trekken. Tijdens een Waarderende Dialoog gebeurt dit vaak omdat we aan het leren zijn met die verschillen om te gaan. (het is normaal) Ik wil graag een minuut stilte in acht nemen (freeze) en jullie dan te vragen hoe we de dialoog het beste kunnen voortzetten.”
Acties kunnen zijn:
Freeze; de dialoog stil leggen, een observatie delen, een minuut stilte in acht nemen. Zelf heel rustig blijven en laten blijken dat dit heel normaal is.
> Empathie tonen voor bijdragen, gevoelens en gedrag
> De bedoeling & de principes. De Dialoog principes en de bedoeling van de Waarderende Dialoog en de “common ground” van het thema toelichten of herhalen.
> Deelnemers uitnodigen voor meta-discussie, om zich uit te spreken, eigenaarschap te geven over het vervolg van de dialoog.
Situatie: Een deelnemer wordt erg emotioneel. Andere deelnemers worden er ongemakkelijk van.
Dialoog Begeleider: “Ik zie dat het je behoorlijk aangrijpt. Het vertellen of beluisteren van een verhaal kan veel losmaken en dat daar emoties bij komen is heel normaal. Het laat zien dat je erg betrokken bent. Wil je doorgaan met het gesprek of wil je even een stukje wandelen en later weer aanhaken? Doorgaan… Wat maakt dat het zo emotioneel voor je is?”
Acties kunnen zijn:
> Maak een observatie en benoem de emotie.
> Reageer waarderend op emoties bij het vertellen of beluisteren van verhalen: het toont betrokkenheid, het leert je iets. “Wat maakte dat het je raakte?”
> Geef deelnemers de keus voor het vervolg: doorgaan of even een time-out en herstellen van de emotie.
Situatie: Een deelnemer blijft maar door praten bij de fase “Vertellen”; het verhaal gaat alle kanten op.
Dialoog Begeleider: Bedankt dat je je verhaal hebt verteld. (empathie)begrijp ik goed dat je …… (samenvatting maken). Dat was de bedoeling van de eerste ronde, wanneer je klaar bent met je antwoord op de eerste kernvraag, dan kun je gewoon stoppen. (bedoeling Waarderende Dialoog) Dan kunnen de anderen verhelderende vragen stellen. (Dialoog Principes) Dat geldt voor iedereen. Is er nu iemand die nog verhelderende vragen heeft voor …. (de verhalenverteller). (uitnodigen). Ik heb nog een vraag, je zegt dat je …. (bevestigen wat iemand gezegd heeft zodat hij zich gehoord voelt )….(goede voorbeeld van vraag stellen)
Acties kunnen zijn:
> Empathie tonen voor bijdragen, gevoelens en gedrag
> Samenvatting maken als teken van bevestiging zodat iemand zich gehoord voelt
> De bedoeling & de principes. De Dialoog principes en de bedoeling van de Waarderende Dialoog en de “common ground” van het thema toelichten of herhalen.
> Deelnemers uitnodigen voor het vervolg
> Het goede voorbeeld geven, als dialoog begeleider door bevestigen wat iemand heeft gezegd en een verhelderende vraag stellen.
Situatie: Iemand (deelnemer A) heeft een verhaal vertelt en de “uitdagende” deelnemer (deelnemer B) trekt het verhaal helemaal naar zich toe door zijn mening te geven, of emotioneel te worden of gelijk te willen hebben. Deze is niet meer in staat om te luisteren, noch om verhelderende vragen te stellen.
Dialoog Begeleider: “Mag ik je onderbreken. Het is heel begrijpelijk dat je gelijk wil reageren als het verhaal van anderen je raakt, (empathie) echter…de afspraak is dat nu deelnemer A zijn verhaal verteld en dat de rest van de groep verhelderende vragen mogen stellen, dus alles draait om zijn verhaal, we proberen om de film van dat verhaal in ons hoofd te krijgen en samen te zoeken naar dat wat het verhaal zo goed maakt. Dus straks krijg jij de gelegenheid om je verhaal te doen en dan gaan wij verhelderende vragen aan jou stellen. ” (De bedoeling en de principes). Heb je nog een vraag aan deelnemer A? (Deelnemers uitnodigen om vragen te stellen) Of: Als deze ervaring van deelnemer A de hele groep raakt, is het dan een idee om er meer tijd aan te besteden met zijn allen? zullen we deze ervaring dan centraal stellen?”
Acties kunnen zijn:
> Empathie tonen voor bijdragen, gevoelens en gedrag
> De bedoeling & de principes. De Dialoog principes en de bedoeling van de Waarderende Dialoog en de “common ground” van het thema toelichten of herhalen.
> Deelnemer uitnodigen voor het vervolg
> Meta discussie (wanneer de groep zeer geraakt is door het verhaal, de ervaring)
Situatie: In de Vertellen-fase van de dialoog wordt begint deelnemer C met een ervaring, maar vervalt al snel in het verkondigen van een mening.
Dialoog begeleider: “Waarom was wat je vertelde zo belangrijk? Waarom vond jij het zo succesvol? Welke onderdelen van het verhaal bedoelde hij/zij? Welke rol had zij/hij? “
Acties kunnen zijn:
> Thema en kernvraag opnieuw toelichten
> Persoonlijker maken. Het verhaal van de deelnemer persoonlijker te maken door het stellen van vragen. Bijvoorbeeld:
– “Waar ik nu zo benieuwd naar ben, is jouw ervaring met …”
– “Welke onderdelen van het verhaal bedoel je”?
– “Waarom was wat je vertelde zo belangrijk?”
– “Waarom vond jij het zo succesvol?”
– “Welke rol had je?”
> Wijsheid in ervaringen. We zijn op zoek naar wijsheid in ervaringen (de bedoeling van de Waarderende Dialoog), op zoek naar een andere invalshoek dan die we al kennen. Gebruik dus andere woorden en zinnen om uit te leggen wat de bedoeling is.
> Teruggrijpen op het voorbeeld van het verhaal, van een ervaringen bij de start van Fase Vertellen.
Situatie: Er zijn bijna altijd deelnemers die minder op de voorgrond treden dan anderen. Wanneer deelnemers echt verlegen zijn of moeite hebben om het woord te nemen wordt het uitdagend.
Dialoog begeleider: “Ik zie dat ook in deze groep mensen zijn die graag het woord nemen en mensen die graag eerst luisteren. Dat is heel gebruikelijk, iedereen heeft zijn of haar eigen dynamiek. Om het makkelijker te maken kunnen we de beurt doorgeven bij de Vertellen Fase, zodat iedereen aan de beurt komt, de tijd verdelen we. Wanneer je langer zou willen doorpraten over een ervaring, is het fijn als je dat uitspreekt, dan kunnen we daarover overleggen.”
Acties kunnen zijn:
> Verschillende benoemen, de waarde van ieder is gelijk. Verschillende soorten mensen (kijk ook bij Human Dynamics) zijn gebruikelijk bij een diverse groep. Dat kan ook cultuur bepaald zijn. Zo wachten mensen uit Aziatische landen vaak af totdat ze de beurt krijgen. De vraag “Wat heb je nodig om actief deel te nemen?” kan helderheid geven en voortgang bevorderen. Op deze manier wordt de dialoog inclusiever.
> De tijd verdelen. Door voor iedereen tijd te maken, hangt deelname aan de dialoog niet af van de mate waarin deelnemers tijd en ruimte kunnen en willen innemen in het gesprek. Bij een niet-dialoog, zijn degenen die extravert en zelfverzekerd zijn het meest aan het woord. Bij een Waarderende Dialoog dienen ook deelnemers die niet extravert of initiatiefrijk in een gesprek zijn aan het woord te komen.
> Stille deelnemers bij het gesprek te betrekken. Duidelijkheid geven over de structuur van het gesprek en wat er kan of gewenst is zal veel “stille” deelnemers helpen om hun verhaal alsnog te delen,. Daarnaast kan de concrete kernvraag herhaald worden of een verhelderende of verdiepende vraag gesteld worden.
N.B. Laat de norm varen die dicteert dat iedereen altijd even spontaan dient mee te doen. Dat is niet inclusie-bevorderend. Geef mensen tijd en ruimte, respecteer als iemand zich niet wil uitspreken of geen ervaring kan vinden. Sommigen hebben meer tijd nodig.
Voor de dialoog weet je hoeveel tijd er is per fase. Bij een online dialoog wordt die tijd meestal centraal doorgegeven.
Het is erg belangrijk om alle fasen van de dialoog door te lopen en iedereen aan het woord te laten, zodat niemand gefrustreerd weggaat.
> Het is handig om de tijd te verdelen per deelnemer, wanneer deelnemers echt verder willen met een verhaal, dan kunnen ze dat altijd aangeven.
> Je kunt vragen of een deelnemer de tijd bewaakt.
> Zet voor jezelf een timer.
> Wanneer deelnemers verder willen met een ervaring kan dat in een vervolg dialoog. De ervaring kan dan geformuleerd worden als een thema, vraag of uitdaging.
> Wanneer alle fasen van de dialoog niet doorlopen zijn is het verstandig om daar een vervolg afspraak voor te maken. Dit proberen te vermijden.
Deelnemer A verteld haar verhaal, 60 seconden stilte, deelnemer B vat samen wat deelnemer A zei en verteld dan pas zijn ervaring, 60 seconden stilte, etcetera. Tijdens het stilte moment zullen de beluisterde ervaringen beter verwerkt worden.
Degene met de stok, of digitaal “de beurt” mag spreken. De spreker geeft de volgende het woord. Mensen die willen spreken kunnen hun naam in de chat plaatsen. Zo is de volgorde helder.
Een deelnemer vragen om een samenvatting te geven.
Neutraal en multi-partijdig* zijn, vragen stellen, goed luisteren, de methodiek en de Dialoog principes herhalen
“Er zijn mensen die een heel ander perspectief hebben…”. Soms kun je niet-aanwezige perspectieven inbrengen, die relativerend kunnen zijn voor een situatie.
Het herhalen van de bedoeling en de Dialoog Principes kan deelnemers weer tot rust brengen met de neuzen dezelfde kant op.
